Aanpak 

Dit bepalen van de identiteit is niet lineair, maar eerder een iteratieve proces waarbij verschillende aspecten voortdurend aandacht en verfijning behoeven. Hieronder volgt een in de praktijk ontstane  aanpak voor het definiëren en opstellen van de ‘Why’, visie, missie, bestaansrecht, kernwaarden en BHAG van een organisatie:

1. Stakeholder-identificatie. Begin met het identificeren van sleutelfiguren die een cruciale rol spelen in de vorming van de organisatie-identiteit. Denk aan oprichters, aandeelhouders, klanten, managers, medewerkers, leveranciers en eventuele partners. Overweeg ook de inbreng van externe adviseurs voor frisse perspectieven en gespecialiseerde kennis.
2. Vragen beantwoorden. Gebruik diverse methoden zoals individuele gesprekken, groepssessies, workshops en enquêtes om de essentiële vragen te beantwoorden. Data-analyse en marktonderzoek kunnen ook worden ingezet om inzicht te krijgen in relevante trends en klantbehoeften.
3. Eerste versie definiëren. Stel een initiële versie van de verschillende identiteitselementen op, gebaseerd op de verzamelde informatie en inzichten.
4. Validatie en verfijning. Toets en verfijn de gedefinieerde elementen met de belangrijkste stakeholders. Verzamel feedback en maak aanpassingen om de identiteit te verfijnen, zodat deze aansluit bij de ervaringen en percepties van zowel interne als externe belanghebbenden.
5. Besluitvorming. Neem beslissingen om het proces te stroomlijnen en te voorkomen dat het een eindeloos traject wordt.
6. Uitdragen van de identiteit. Communiceer de gedefinieerde identiteit zowel intern als extern. Overweeg het opzetten van trainings- en ontwikkelingsprogramma’s om medewerkers te helpen de nieuwe visie, missie en waarden te begrijpen en te integreren in hun werk. 
7. Concrete plannen ontwikkelen en uitwerken. Werk de identiteit uit tot concrete plannen die aansluiten bij de actuele situatie en de uiteindelijke strategie van de organisatie. Zorg ervoor dat deze plannen de identiteit weerspiegelen in alle dagelijkse activiteiten.
8. Regelmatige evaluatie. Toets de identiteit regelmatig op actualiteit en relevantie. Implementeer mechanismen voor continue feedback om de identiteit dynamisch en relevant te houden.

Hulpmiddelen

Er zijn een aantal hulpmiddelen die als handvat en inspiratie kunnen worden gebruikt.

Overzicht vragen.

Om de beginnen zijn dat de vragen die gaandeweg beantwoord moeten worden. Onderstaand een opsomming van de vragen. Deze kan worden gebruikt als leidraad bij gesprekken en workshops. Bij workshops kunnen ze aan de muur worden gehangen.

Identiteitscanvas

Bij het invullen is het handig om een overzichtelijk werkdocument te hebben. Hier is het identiteit-canvas bij te gebruiken.

Dit canvas kan bijvoorbeeld groot uitgeprint worden en aan de muur waar dan de verschillende onderdelen met “geeltjes” kunnen worden ingevuld en bediscussieerd. Of het kan als PDF worden gebruikt en op een computer ingevuld.

Aandachtspunten

De praktijk leert dat er bij het opstellen van de identiteit een aantal aandachtspunten zijn.

• Leiderschapsbetrokkenheid. Effectieve identiteitsvorming vereist actieve betrokkenheid van het leiderschapsteam. Leiders moeten de visie, missie en waarden van de organisatie definiëren, belichamen, uitdragen en ondersteunen, en zorgen voor duidelijke communicatie en richting.
• De juiste beslissers.  Het uiteindelijk vaststellen van de identiteit is geen democratisch proces. Inbreng van bijvoorbeeld medewerkers is zeer waardevol maar het uiteindelijk besluit over de identiteit van een organisatie moet worden genomen door de leiders van de organisatie. 
• Stakeholderbetrokkenheid: Betrek belangrijke stakeholders zoals medewerkers, klanten, leveranciers en aandeelhouders bij het definiëren van de organisatie-identiteit. Hun inzichten en feedback zijn cruciaal voor het creëren van een breed gedragen en authentieke identiteit.
• Consistentie en integratie: Zorg voor een naadloze afstemming tussen de ‘Why’, visie, missie, bestaansrecht, kernwaarden en BHAG. Deze elementen moeten elkaar aanvullen en consistent zijn in alle bedrijfsprocessen en communicatie.
• Semantische discussie. De verschillende onderdelen van de identiteit raken elkaar en liggen soms in elkaar verlengde. Discussie moeten voorkomen worden of iets hoort onder bijvoorbeeld de Why of het bestaansrecht. Belangrijk is dat het duidelijk is, niet waar het precies onder valt.
• Culturele afstemming. De gedefinieerde identiteit moet overeenkomen met en de bestaande organisatiecultuur versterken. Dit bevordert de acceptatie en naleving binnen de organisatie en verhoogt ook de betrokkenheid van medewerkers.
• Duidelijke en eenvoudige taal. Vermijd jargon en complexe formuleringen. Gebruik duidelijke en eenvoudige taal om ervoor te zorgen dat de identiteitselementen begrijpelijk en toegankelijk zijn voor alle stakeholders.
• Authenticiteit. Zorg ervoor dat de ‘Why’, visie, missie en waarden authentiek zijn en echt weerspiegelen waar de organisatie voor staat. Een gebrek aan authenticiteit kan leiden tot wantrouwen en een gebrek aan betrokkenheid.
• Inspiratie en motivatie. De organisatie-identiteit moet inspirerend en motiverend zijn voor zowel interne als externe stakeholders. Het moet mensen aansporen om bij te dragen aan de realisatie van de organisatiedoelen.
• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen. De organisatie-identiteit moet flexibel genoeg zijn om zich aan te passen aan veranderende marktomstandigheden en trends. Dit zorgt voor relevantie en duurzaamheid op lange termijn.
• Risico van overanalyse. Voorkom verlamming door overanalyse. Een evenwicht tussen grondige analyse en tijdige actie is essentieel om vooruitgang te boeken.
• Balans tussen innovatie en traditie. Vind een evenwicht tussen het behouden van traditionele waarden en het omarmen van innovatie en verandering, om zowel stabiliteit als vooruitgang te waarborgen.
• Continue evaluatie en aanpassing. Evalueer en pas de organisatie-identiteit regelmatig aan om deze actueel en relevant te houden. Dit omvat het herzien van de ‘Why’, visie, missie en waarden in reactie op interne en externe veranderingen en ontwikkelingen.