Vergaderingen: lang bij elkaar zitten, veel praten en weinig beslissen. Hoeveel tijd kosten deze bijeenkomsten jou in de week? Vergaderingen die niet effectief verlopen zijn voor velen herkenbaar. Zonde van de tijd en de energie. Toch is vergaderen essentieel voor de continuïteit van de organisatie. Het advies: Meer vergaderen!

Er zijn een aantal veelvoorkomende irritaties. Zo is de toegevoegde waarde, evenals de doelen, vaak niet duidelijk. Ook zijn er vaak geen goede, tijdige en objectieve cijfers beschikbaar over de voortgang. Tot slot lopen zaken regelmatig door elkaar: richtingsvraagstukken, zaken over de inrichting en operationele zaken. Gevolg is dat de vergadering vaak wordt gedomineerd door diegene die het meest verbaal aanwezig is.

Voor het opnemen en verwerken van nieuwe informatie is het belangrijk de focus te kunnen houden, tijdspanne te beperken en helderheid en structuur te houden. Kortom: korter en gerichter vergaderen. Ofwel verschillende vergaderingen voor verschillende vraagstukken. Om dit te realiseren kunnen er vier typen vergaderingen onderkend worden:

Quarterly offside: Richtingszaken, zoals belangrijke doelstellingen, financiële en strategische kwesties.

Monthly strategic: Inrichtingszaken, zoals het bespreken van belangrijke issues, klanttevredenheid, innovaties en proces aanpassingen.

Weekly tactical: Voortgang en realisatie, het realiseren van doelen, verstoringen, klanten en werkverdeling.

Daily check-in: over de dagelijkse werkzaamheden. In het kort wat er is gedaan, voortgang, waar tegenaan gelopen en aandachtspunten.

Deze vier typen vormen de basis van resultaatgericht vergaderen! Dit onderdeel van de RGO-Methode gaat dieper in op de verschillende soorten vergaderingen, de inhoud, valkuilen en het effect. Resultaatgericht vergaderen kan iedereen!