Deze maand drie artikelen, speciaal voor de manager. Dit artikel is het eerste uit die serie. En om direct met een cliché te openen: dit artikel gaat over tijd en dat kun je maar een keer besteden! Als manager ben jij van alle markten thuis: je coacht je medewerkers, bent verantwoordelijk voor de begroting, het beleid en de doelen. Je duikt de processen in, lost conflicten op en staat stakeholders te woord. Je voert functioneringsgesprekken, sollicitaties en … genoeg! Eigenlijk gaat het werk van de manager aan alle kanten over tijd en niet te vergeten, prioriteit.

Even googelen en je vindt honderden tips om efficiënter met je tijd om te gaan. Wij behandelen er drie waar we al eerder en artikel over hebben geschreven. Drie tips die jou tijd opleveren:

1.Delegeren

Als manager zal delegeren voor jou niet nieuw zijn. Delegeren is namelijk ‘de dingen die jij niet zou moeten doen, doorgeven’. Zo heb jij zelf tijd voor de belangrijke zaken en kun je er op vertrouwen dat jouw team het oppakt. Tenminste, wanneer je goed delegeert, maar hoe doe je dat?

2.Vergaderen

Vergaderen is voor veel managers geen favoriete tijdsbesteding. Dit komt met name omdat veel bedrijven inefficiënt vergaderen. Acties worden uitgesteld, confrontaties gemeden en uiteindelijk heeft het overleg geen besluiten opgeleverd. Vergaderen kan effectiever en dat levert jou zowel binnen als buiten het overleg tijd op!

3.Persoonlijke effectiviteit

We ontkomen er niet aan wanneer we het over tijd hebben: veel tijd en energie gaat verloren aan de dagelijkse manier van doen. Gewoontes en manieren van werken die er zo langzamerhand ingeslepen zijn. Een aantal kleine veranderingen kunnen al een groot verschil maken.

Het belangrijkste:

Ondanks de tijd die de vorige tips opleveren, is dit slechts een begin. Het gaat er namelijk niet om dat je zo veel mogelijk kan doen, het gaat er om dat je de juiste dingen kan doen. Maar welke dingen zijn echt belangrijk?

Het blijkt dat de er binnen de meeste afdelingen te weinig tijd wordt besteed aan cruciale vragen: Wat willen we bereiken? Hoe moeten de werkzaamheden verdeeld worden? Wat vinden onze afnemers van onze prestaties? Hoe veranderd onze omgeving en waar liggen onze kansen? Vragen die met de toekomst te maken hebben en uiteindelijk bepalend zijn voor jullie succes. Toch kan je hier ook morgen over nadenken, of volgende week, maand….

Een handig hulpmiddel hiervoor is het model van Eisenhower: De werkzaamheden die jij dagelijks uitvoert zijn onder te verdelen in vier categorieën. Onderscheid tussen de categorieën vindt plaats afhankelijk van de mate van urgentie en belangrijkheid. 

Urgent en belangrijk: Zijn de crises die nu opgelost moeten worden. Zaken waar geen uitstel mogelijk is. Als dit niet gebeurt gaan er meer dingen fout.

Urgent en onbelangrijk: Zijn bepaalde telefoontjes die gepleegd moeten worden of het bijwonen van sommige vergaderingen.

Niet urgent en niet belangrijk: Zijn andere tijdsbestedingen, tijdsbestedingen die overigens iedereen als ontspanning nodig heeft.

Niet urgent en wel belangrijk: Is het nadenken over de toekomst. Hoe moeten zaken worden georganiseerd? Juist wanneer je hier geen tijd voor neemt ben je constant bezig met uitvoerende werkzaamheden. De focus ligt dan op de dag en niet de toekomst.

Voordat jij je dag begint, kijk dan eens naar dit schema en bedenk jezelf: Is wat ik vandaag ga doen urgent of belangrijk? Kan ik tijd maken voor kwadrant II?

X