Laten we met de deur in huis vallen.
Wat zijn de overeenkomsten tussen:
- een kleine zelfstandige ondernemer,
- een leidinggevende van een kleine afdeling en
- een president-directeur?
Dat ze blijkbaar moeilijk hun tijd kunnen managen. Allemaal vinden ze dat er teveel werk is. Ze moeten contact houden met hun klanten. Ze moeten nog een aantal belangrijke telefoontjes plegen. Ze moeten aandacht besteden aan naamsbekendheid. Er moet nog iets gedaan worden aan de financiën en boekhouding. En er moet op toe gezien worden dat de productie plaats vindt met de eventuele zorg voor de mensen die daarin werkzaam zijn. O ja en dan zijn er ook nog de systemen die gebruikt worden.
Zaken die bij alle drie de personen op blijken te gaan. Van hoog tot laag en bij zowel kleine organisaties als grote.
Dit bovenstaande zal ongetwijfeld bekend voorkomen. Wij horen dit heel erg vaak bij onze opdrachtgevers. En – eerlijk is eerlijk – ervaren het soms ook zelf. Dan ben je ineens zo druk met ….. ja met wat eigenlijk. Het opvallende is dat vele dit herkennen. Los van het product of de diensten die ze leveren. Los van hetgeen opgeleverd moet worden. Steeds dezelfde problemen met het beheer van de tijd, los van wat het eigenlijke werk is!
Wat zijn nu de grote overeenkomsten tussen deze mensen – van kleine ondernemer tot president directeuren?
- dat ze het druk hebben
- dat ze weten dat ze het te druk hebben met de verkeerde dingen en
- dat ze weten dat ze ook aan andere zaken meer tijd moeten besteden
Ze realiseren zich dat ze zich vaak met de verkeerde dingen zijn gaan bezighouden. Op de één of andere manier is hun focus verschoven. Ze zijn zich gaan richten op de dagelijkse werkzaamheden en minder op de resultaten die met het bedrijf(je) gerealiseerd moeten worden. Iedereen blijkt zich te realiseren dat er te weinig tijd besteed wordt aan vragen zoals:
- wat is de richting van mijn bedrijf
- tot welke producten en/of diensten zou dat moeten leiden (en ja dit geldt ook voor een afdelingshoofd)
- hoe moeten deze producten en diensten worden geproduceerd en door wie
- wat vinden onze afnemers eigenlijk van onze producten en diensten en zijn er innovaties of veranderingen nodig
Allemaal belangrijke vragen die met de toekomst te maken hebben. Belangrijker dan het contact met de klant, of die telefoontjes. Of de boekhouding. Of de huidige productieproblemen. Of de dagelijkse problemen van medewerkers of het gebruik van systemen.
Daarbij is niet gezegd dat deze dingen te verwaarlozen zijn. Sterker nog soms zijn ze zeer urgent. En zie hier het dilemma. Een keuze tussen dingen die belangrijk zijn of urgent.
Dit probleem komt al geruime tijd voor. De tijdsverdeling tussen wel of niet urgent en wel of niet belangrijk. De Amerikaanse generaal Eisenhouwer vond tijdens de Tweede wereldoorlog dat zijn commandanten vaak met de verkeerde dingen bezig waren. Zijn commandanten hebben toen geleerd hun werkzaamheden onder te delen in vier categorieën die te maken hebben met urgentie en belangrijkheid.
Urgent en belangrijk zijn de crisissen die nu opgelost moeten worden. Zaken die geen uitstel dulden en nu gelijk moeten worden opgelost. Zo niet dan gaan nog meer dingen fout. Urgent maar niet belangrijk zijn bepaalde telefoontjes die gepleegd moeten worden of het bijwonen van sommige vergaderingen. Niet urgent en niet belangrijk zijn andere tijdsbestedingen, brieven en ander informatie (overigens zal iedereen dergelijke activiteiten als ontspanning nodig hebben). Belgen hebben voor deze categorie een mooie naam: beuzelarijen. Niet urgent maar wel belangrijk is het nadenken over de toekomst, hoe zaken moeten worden georganiseerd, de vraag “wat als?” beantwoorden.
De overeenkomst nu tussen de drie personen is dat ze zo bezig zijn met kwadrant I (urgent en belangrijk) en niet toekomen aan kwadrant II (wel belangrijk niet urgent). Ze komen er niet aan toe om zich met de wezenlijke vragen van hun organisatie bezig te houden: welke richting gaan we op en hoe moet het bedrijf dan ingericht worden. Juist doordat ze geen tijd nemen om deze vragen te beantwoorden zijn ze steeds bezig met het uitvoerend werk, de verrichtingen. En juist omdat ze steeds bezig zijn met die verrichtingen (belangrijk en urgent) komen ze niet toe aan het bedenken en uitwerken van de richting en de inrichting van hun werk en/of organisatie (wel belangrijk maar niet urgent). Hun focus ligt dus op het dagelijkse werk en niet op het resultaat in de toekomst.
De organisatie psycholoog Benjamin Hardy stelt dat als je geen duidelijk en uitgewerkt doel en plan hebt het moeilijk is om jezelf te motiveren. Ofwel weet wat je wilt doen en hoe je dat wil bereiken. Het geeft focus en zorgt dat effectiever werkt, waarbij je meer realiseert.
Hier gaat vooral de zogenaamde 10/90 regel op. Deze zegt dat als je de eerste 10% van het totale werk spendeert aan planning en organisatie het tot 90 van het totale werk kan schelen. Reden temeer om regelmatig in kwadrant 2 te zitten. Niet urgent, maar wel zeer belangrijk. En het scheelt een hoop tijd!
Deze blog is geschreven door Wim Kweekel. Bij Kweekel Advies en Training geeft hij vooral trainingen op het gebied van resultaatgericht organiseren, managen, veranderen en leiderschap. Daarnaast heeft hij 12 managementboeken geschreven.
Deze blog gaat deel uitmaken van een nieuw boek over persoonlijke effectiviteit.
Af en toe tips ontvangen over resultaatgericht organiseren, managen werken en veranderen? Schrijf je dan in op de nieuwsbrief.
Zelf weer eens werken aan en in kwadrant 2? Kijk dan eens hier
